Tài liệu đào tạo sử dụng app — hàng và tiền minh bạch, không thất thoát, ai cũng làm được.
Trước đây hàng và tiền chạy theo kiểu "ai cũng làm, không ai chịu trách nhiệm". Bốn lỗ hổng dưới đây âm thầm rút tiền quán mỗi ngày.
| Vấn đề cũ | Chuyện thật xảy ra | Mất tiền thế nào |
|---|---|---|
| Hàng vào không ai kiểm | NCC giao 8kg nhưng ghi hóa đơn 10kg, không ai cân lại. Quán trả tiền 10kg. | Trả thừa mỗi đơn, cả tháng thành tiền triệu. |
| Mất mát không rõ lý do | Cuối tháng thiếu 5kg tôm, không biết do bán, do hỏng hay ai lấy. | Không truy được → lỗ ngầm. |
| Hàng không biết để đâu | Mua đồ đông về nhét đại, hôm sau tìm không ra, mua lại lần nữa. | Mua trùng + hàng quên hết hạn phải bỏ. |
| Chi tiền không chứng từ | Bỏ tiền túi mua lặt vặt, không ảnh, không phiếu. Cuối tháng sổ không khớp. | Tiền ra mà sổ không ghi → thất thoát quỹ. |
Một phiếu chi chạy trên hai trục song song, không trục nào chờ trục nào: trục tiền (Thu ngân – Kế toán nội bộ) và trục hàng (bếp/bar).
Mỗi flow: làm gì → vì sao → hậu quả nếu sai → mẹo. Đọc một lần, làm được ngay.
Báo cho Thu ngân (Kế toán nội bộ) "tôi cần mua món này, đây là hóa đơn/dự chi" trước khi tiền ra.
Khi bạn tự đi mua/nhận hàng tại chỗ rồi mới làm chứng từ — ghi đúng số thực nhận.
Thu ngân kiểm chứng từ hợp lệ, ghi sổ ngay trong ngày, và quyết món nào là "hàng vào kho".
Nhân viên khu cân/đếm hàng thật khi nhận; bấm xác nhận thì tồn kho mới tăng.
Ghi hàng ra khỏi kho để nấu/bán, để tồn luôn khớp thực tế.
Tách riêng hàng dùng nội bộ khỏi hàng bán, để không đội nhầm vào giá vốn món bán.
Chi nhanh khoản nhỏ (ship, sửa vặt, VPP) từ quỹ tạm ứng, không phải đợi duyệt từng lần.
Loại bỏ hàng không dùng được, có ảnh + có duyệt, ghi vào hao hụt riêng — không lẫn giá vốn bán.
Định kỳ đếm hàng thật so với tồn sổ, ra chênh lệch để phát hiện thất thoát sớm (1 lần/tháng, Thu ngân cùng Quản lý).
Mỗi người một mảnh, ráp lại thành vòng kiểm soát khép kín.
Không phải thứ gì mua về cũng là "nguyên liệu". Có ba loại, xử lý khác nhau.
| Loại | Là gì | Ví dụ | Cách xử lý |
|---|---|---|---|
| Nguyên liệu (NVL) | Mua về để nấu/pha, dùng hết phải mua tiếp | Tôm, thịt, gia vị, rượu, bia | Vào tồn kho (nếu QUA_KHO) → xuất dùng → tính giá vốn món. |
| Công cụ dụng cụ | Dùng nhiều lần, giá trị vừa, vài tháng | Chén dĩa, dao, nồi, rổ, ly | Không tính hết 1 lần; phân bổ dần nhiều tháng. |
| Tài sản cố định | Giá trị lớn, dùng nhiều năm | Máy pha cà phê, tủ đông, bếp công nghiệp, bàn ghế | Ghi thành tài sản, khấu hao dần qua nhiều kỳ. |
5 lỗi hay mắc:
① Bấm "Nhận đủ & đúng" mà chưa cân hàng thật · ② Quên chụp ảnh khi nhận / chi nhanh / hủy → bị chặn hoặc không được hoàn quỹ · ③ Lấy hàng dùng nhưng quên xuất kho → kiểm kê ra thiếu · ④ Nhập số lượng theo hóa đơn thay vì số thực cân · ⑤ Nhét hàng nhập kho vào "Chi nhanh" → bị từ chối.
Được. Nhận hàng (vật lý) và duyệt chi (tài chính) là hai việc tách rời, không chờ nhau. Cứ cân, chụp ảnh, bấm "Nhận đủ & đúng".
Ảnh là bằng chứng. Khi NCC giao thiếu hay hàng hỏng, ảnh bảo vệ chính bạn và quán.
Có bấm nhận để kiểm chất lượng và lưu ảnh, nhưng đồ "dùng ngay" không cộng vào tồn kho — bạn không phải đếm tồn mỗi ngày.
Vào Chi nhanh, nhập 50k, chọn mục chi, chụp ảnh hóa đơn, nộp. Cuối tuần Thu ngân hoàn quỹ lại cho bạn.
Không. Gộp xuất cuối ca/cuối ngày một lần, không bấm từng lần xào.
Không. Phải làm phiếu Hủy hàng + chụp ảnh. Trên 500k thì chờ Quản lý duyệt. Vứt mà không ghi → kiểm kê ra thiếu, bạn bị nghi.
Hệ thống hiện chênh lệch + cờ đỏ nếu vượt ngưỡng. Quản lý xem lại các phiếu xuất/hủy để truy nguyên nhân — ghi đầy đủ hằng ngày sẽ bảo vệ chính bạn.
Không. Người mua/nhận hàng phải khác người duyệt chi. Đây là nguyên tắc chống thất thoát bắt buộc.